導入 AI 不一定要由大型系統開始。對中小企而言，較容易評估的第一步，是選一條經常重複、輸入資料相對清楚，而且可以由同事覆核結果的工作流程。
以下是一套規劃試行項目的方法。例子用來說明設計思路，並非 Smallution 的客戶成效數據或交付承諾。
1. 由重複工作出發，先不要選工具
請團隊列出一星期內重複做過的工作，例如把查詢電郵整理成跟進清單、從表格準備例行報告，或根據已核實資料草擬回覆。先記錄工作是怎樣完成，再討論工具。
選題時可以比較處理頻率、人手耗時、資料是否容易取得，以及出錯後的影響。經常發生但影響可控的工作，通常較適合用來設計小規模試行。涉及重要承諾或敏感決策的步驟，應保留明確的人手審批。
- 誰觸發這項工作？甚麼情況算開始？
- 同事需要讀取哪些文件、表格或系統？
- 完成後要交出甚麼，交給誰？
- 哪些情況一定要停下來請同事處理？
2. 把輸入、規則和例外整理好
一條流程需要清楚的輸入。若同一個客戶編號在不同表格有不同寫法，或價目表沒有生效日期，單靠 AI 不會令資料自動變得可靠。先決定可信來源、必填欄位和更新責任。
準備少量已移除敏感內容的例子，包含正常個案、缺資料個案和例外情況。這些例子既幫助設計流程，也可作為日後驗收和修改的依據。
| 要素 | 示例：整理查詢 |
|---|---|
| 輸入 | 查詢內容、聯絡方式、收到時間 |
| 處理 | 分類需求、標示缺少資料、草擬跟進重點 |
| 輸出 | 待覆核的跟進清單 |
| 例外 | 內容不清楚、客訴、需要報價或承諾 |
3. 先讓 AI 準備，由同事確認
第一版可以只做建議或草稿，不直接發送訊息、不改正式紀錄。讓同事比較輸入和輸出，確認是否完整、是否引用了正確資料，以及哪些內容需要修改。
人手覆核也需要設計：要有人負責接收、看到原始資料，並能夠退回、修正或略過。若 AI 沒有足夠資料，流程應清楚標示缺漏，而不是補出一個看似完整的答案。
4. 用相同指標比較試行前後
試行之前先記錄現況，之後用相同口徑比較。單看生成速度並不足夠；覆核和修正所需的時間，也應計入整體流程。
例如每星期由同一位負責人抽查一批工作，記錄處理時間、需要修改的比例、遺漏個案，以及同事能否獨立接手。若輸出很快，但修正成本增加，下一步應先改善資料或縮窄範圍。
- 每個個案的整體處理及覆核時間
- 需要人手修改或重做的個案比例
- 未能完成及轉交真人的原因
- 同事是否願意在日常工作中繼續使用
5. 有了試行結果，再決定接駁和擴展
當流程已經有可比較的結果，才較容易決定是否接駁電郵、客戶管理系統或其他正式系統。接駁時要再考慮使用權限、重複紀錄、錯誤重試，以及暫停後如何回到人手流程。
準備和開發團隊討論時，帶上一頁流程說明、幾個已整理的例子，以及目前使用的系統清單，通常比只說「想加 AI」更容易形成清楚的項目範圍。
